Türkiye'de İlaç ve Tıp Kongresi Organizasyonu: Uyum Rehberi

Bir tıp kongresi aynı anda iki katmanda yürür. Bir yanda insanların gördüğü etkinlik vardır: genel oturum, poster alanı, kahve molaları. Altında ise neyin serbest olduğuna karar veren uyum çerçevesi durur. İlk katman delegelerin günden memnun ayrılıp ayrılmayacağını belirler. İkincisi ise herkes uçağına bindikten aylar sonra sponsora sorun çıkarabilir. Türkiye bilimsel ve endüstriyel toplantılar için güçlü bir ev sahibidir, ama kendi kural kitabıyla gelir ve bu rehber bir kongreyi burada neyin şekillendirdiğini anlatıyor.

Aşağıdakilerin hiçbiri hukuki tavsiye değildir. Kodlar değişir, yorumlar farklılaşır, dolayısıyla son söz sponsorun kendi uyum ve hukuk ekibinindir. Anlatılan yalnızca bu etkinliklerin pratikte nasıl yürüdüğüdür.

Kuralları kim koyar

Türkiye'de farmasötik faaliyet TİTCK, yani Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu tarafından düzenlenir. Beşeri tıbbi ürünlerin tanıtımı, şirketlerin ürünleri nasıl sunabileceğini, bilimsel toplantılara nasıl sponsor olabileceğini ve katılan sağlık meslek mensuplarını nasıl destekleyebileceğini kapsayan ayrı bir yönetmeliğe tabidir. Ulusal kuralların ötesinde, çok uluslu sponsorların çoğu kendi küresel kodlarını ve üyesi oldukları endüstri çerçevelerini de uygular. İlaçta EFPIA ve IFPMA, cihaz tarafında MedTech Europe bunlara örnek.

Pratikte kongreyi şekillendiren, geçerli kurallardan en katı olanıdır. Bir şirketin iç kodu yerel düzenlemeden daha sıkıysa iç kod kazanır. İyi bir organizatör en katı standarda göre baştan planlar, onu kurulum sırasında keşfetmez.

Sağlık meslek mensubu sponsorluğu

Uyum konuşmasının büyük kısmı, katılan hekimlere, eczacılara ve diğer sağlık meslek mensuplarına verilen desteği konu alır. Katılımlarına sponsor olmak yaygındır ve sınırlar içinde serbesttir, ancak koşullara bağlıdır. Desteğin makul olması, bilimsel programa bağlı olması ve hiçbir zaman reçeteleme ya da satın almaya teşvik niteliği taşımaması beklenir.

Bunun etkinliğin kendisine yansımaları olur. Ağırlama mütevazı kalmalı ve bilimin gerisinde durmalıdır. Mekânların eğlence değeri için seçilmesi değil, mesleki bir toplantıya uygun olması beklenir. Refakatçiler genelde kapsam dışıdır. Kongre günleri için kayıt ile makul seyahat ve konaklama desteklenebilir, ama sınırlar gerçektir ve kayda geçer.

Türkiye dahil birçok pazar, sağlık meslek mensuplarına ve kuruluşlarına yapılan değer aktarımlarının açıklanmasını da gerektirir ya da teşvik eder. Bu da organizatörün temiz kayıt tutmasını gerektirir: kim, ne için, ne kadar desteklendi. Bu takibi ilk günden kayıt ve lojistik akışına yerleştirmek, sonradan yaşanacak zahmetli bir geri kurma işini önler.

Mekân ve format seçimi uyum açısından ağırlık taşır

Bir tıp kongresinde mekân, bir lojistik kararından fazlasıdır. Yüksek sezonda beş yıldızlı bir tatil köyü, bir uyum denetçisinin gözünde bir iş otelinden ya da amaca yönelik yapılmış bir kongre merkezinden farklı okunur. Temel fikir şu: konum toplantıya hizmet etmeli, onu gölgede bırakmamalı. İstanbul ve Ankara'nın ikisinde de bu tür etkinlikler için kurulmuş kongre altyapısı var ve mesleki amacı net bir mekân seçmek, kimse sormadan konuyu kapatır.

Mekân seçimi ve lojistik ile etkinlik yönetimi ve stratejik planlama notlarımız daha geniş seçim sürecini kapsıyor. Özellikle tıbbi toplantılarda, ilaç ve tıp kongreleri ekibi format ile uyum katmanını birlikte yürütür.

Dil, bilim ve çeviri

Türkiye çok sayıda bölgesel ve uluslararası tıbbi toplantıya ev sahipliği yapıyor, dolayısıyla çok dilli oturumlar olağan. Konuşmacılar İngilizce sunarken dinleyicinin çoğu Türkçe takip edebilir ya da tersi olabilir. Doğru simultane çeviri burada genel bir kurumsal etkinliktekinden daha fazla ağırlık taşır, çünkü içerik kliniktir ve yaklaşık bir aktarım yeterli olmaz. Terminoloji konusunda bilgilendirilmiş ve programı önceden almış tıbbi tercümanlar, kongreyi doğru yapmanın parçasıdır.

Teknik katman bunun yanında durur. Güvenilir ses, veri yoğun slaytların net yansıtılması ve katılamayanlar için kayıt, hepsi sağlam bir teknik prodüksiyona bağlıdır. Dinleyicinizin bir kısmı uzaktan katılıyorsa, uyumlu bir hibrit ya da sanal kurulum kuralları gevşetmeden erişimi genişletir. Ağırlama ve açıklama konusundaki aynı standartlar sanal katılım için de geçerlidir.

Planlama takvimi

Tıp kongreleri erken planlamayı çoğu etkinlikten daha fazla ödüllendirir. Bildiri ve konuşmacı koordinasyonu, bilim kurulu onayı ve uyum incelemesi zaman alır ve sıkıştırmaya gelmez. Sponsorluk sözleşmeleri ile varsa hibe onayları çoğu zaman kendi uzun sürelerinde ilerler. Uluslararası bir delegasyon için transferleri, otelleri ve saha programını yürütecek bir destinasyon yönetimi ortağını erken devreye alın, böylece ağırlama tarafı da diğer her şeyle aynı uyum çerçevesinde planlanır.

Orta ölçekli bir uluslararası kongre için gerçekçi hazırlık süresi birkaç aydır. Büyük bir kongrede bu bir yıla yaklaşır. Tempoyu genelde bilimsel program belirler, lojistik değil.

Hepsini bir araya getirmek

Türkiye'de iyi yürütülen bir tıp kongresi salondan bakınca sade görünür, arka tarafta ise sıkı bir yapı vardır. Bilim önde gider ve uyum çerçevesi sınırları koyar, prodüksiyon ile lojistik de ikisini sürtünmesiz yürütür. CSG 1989'dan beri bilimsel ve endüstriyel kongreler üretiyor, ilaç ve sağlık markalarıyla yapılan çalışmalar dahil. Portföyümüzdeki çeşitliliğe göz atabilir ya da toplantınızın taslağıyla bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İlaç firmaları Türkiye'de bir kongreye katılmaları için hekimlere sponsor olabilir mi? Evet, sınırlar içinde. Sağlık meslek mensuplarının katılımına sponsor olmak, makul olduğunda, bilimsel programa bağlı olduğunda ve teşvik niteliği taşımadığında serbesttir. Kongre günleri için kayıt ile makul seyahat ve konaklama genelde desteklenebilir. Refakatçiler ve uzatılmış konaklamalar genelde desteklenemez. Ayrıntıları sponsorun uyum ekibi teyit eder.

Türkiye'de ilaç kongrelerini hangi kurallar yönetir? Ulusal çerçeveyi TİTCK, yani Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu, beşeri tıbbi ürünlerin tanıtımına ilişkin yönetmelikle koyar. Çok uluslu sponsorlar genelde kendi küresel kodlarını ve EFPIA ya da IFPMA gibi endüstri çerçevelerini bunun üzerine ekler, geçerli en katı kural yönetir.

Bir tıp kongresinde ağırlama mütevazı olmak zorunda mı? Evet. Ağırlamanın makul kalması ve bilimsel içeriğin gerisinde durması beklenir. Mekânlar mesleki bir toplantıya uygun olmalı, eğlence ya da gösterişli ortamlardan kaçınılmalıdır. Etkinlik bilime hizmet etmeli, tersi olmamalıdır.

Sponsorlukların açıklanması gerekir mi? Sağlık meslek mensuplarına ve kuruluşlarına yapılan değer aktarımlarının şeffaflığı, Türkiye dahil birçok pazarda zorunludur ya da teşvik edilir. Organizatörler kimin ne kadar desteklendiğine dair temiz kayıt tutmalı, bunu ideal olarak baştan kayıt ve lojistik üzerinden yakalamalıdır.

Bir tıp kongresi ne kadar önceden planlanmalı? Tipik bir kurumsal etkinlikten daha önce. Orta ölçekli uluslararası bir kongre genelde birkaç aya ihtiyaç duyar, büyük bir kongre bir yıla yaklaşabilir. Takvimi lojistikten çok bilim kurulu çalışması, konuşmacı koordinasyonu ve uyum incelemesi belirler.